(El título iba a ser algo como "el tamaño importa", pero tampoco se trata de buscar visitas equivocadas...)


Periódicamente, recibimos quejas de algunos usuarios por el tamaño del buzón de correo (supongo que como todos los departamentos TIC del mundo). Con el fin de dar por cerrado el tema implantando una solución adecuada, o al menos, evaluando sus costes, la semana pasada pregunté a ex-compañeros, conocidos y twitteros sobre el tamaño de almacenamiento que disponían en sus buzones corporativos.

Los más techies del lugar optan por desviarlo a gMail y abusar del almacenamiento en la práctica ilimitado que ofrece, opción que tiene algunos riesgos de seguridad (ver caso tonterias.com). Además, aunque lo parezca, tampoco es ilimitado. Incluso tic616 ha comentado un par de casos de implantaciones profesionales de tamaño importante.

Pero en general, me sorprendió comprobar que la mayor parte de la gente se mueve entre 150 y 250 Mb, en modelos de replicación servidor-local (sea Lotus Notes o Exchange+Outlook).

Lo primero que resulta curioso, aunque es razonable, es que todo el mundo coincide en que su buzón es pequeño. Da igual que tenga 100 Mb ó 500 Mb, todos terminaban su mensaje con "insuficiente / pequeño / escaso desde el punto de vista de usuario". Es como el trastero de casa, siempre está lleno. Y cuanto más grande, más cosas "por si acaso" almacenas.

Desde las áreas de TI siempre hemos considerado el correo como una herrramienta de transmisión de información, no de almacenamiento. Una vez recibida, se debía almacenar lo útil (ficheros adjuntos, imágenes, ...) y borrar el mensaje (salvo esas excepciones que se guardan para utilizar como arma arrojadiza en el futuro).

El problema es que gMail nos ha cambiado el modelo a "No borres, guarda todo. Es más fácil buscar que organizar". Esto, que suena muy bien, no es fácil de desarrollar/implantar en entornos corporativos. Mientras tanto, seguiremos buscando un "tamaño adecuado" y, con las herramientas adecuadas (ej. eVault), facilitar la vida a los usuarios, para que puedan acumular muchos más videos, fotos y chistes de los que les mandan los amigos.


Este es un ejemplo claro de como los departamentos de TIC establecemos unas normas (con una adecuada justificación técnica y, en este caso, económica) y los usuarios exigen mucho más porque en su vida "particular" les están dando ese servicio y, además, de forma gratuita. Por muchas justificaciones de seguridad que pongamos, necesitamos estar a la altura. La movilidad, el buzón de correo, las aplicaciones, ... nuestros usuarios lo quieren todo. Y si no somos capaces de darlo, lo buscarán en otro sitio que, quizás, ponga en peligro la seguridad de nuestros datos.