(Estaba esperando al final de la historia para publicar el post, pero como parece que nos va a llevar algo de tiempo decidirnos, iré contando las novedades. Este es el inicio).

Esta vez parece que va en serio. Aprovechando el cambio de instalaciones, necesitamos cambiar nuestro servicio de correo electrónico. Un Exchange 2000 que funciona más que dignamente en combinación con un antispam muy efectivo (90% de correos detenidos). Pero ese entorno no es compatible con un dominio en Server2008 (entre otros muchos factores), así que es necesario el cambio. Como ahora si existen opciones, hemos abierto un poco el abanico.

Y aquí aparece en escena Google Apps. Hace tiempo hicimos un primer intento, pero no conseguimos un contacto directo en Google ni un integrador/partner que nos ayudara. Esta vez (gracias a un twitter-contacto: gracias @), lo tenemos.

Ahora viene el proceso lógico en estos casos. No valen dogmatismos anti ni pro Microsoft, ni nada parecido.Ese proceso empieza por valorar si la solución es funcionalmente válida. Es decir, si es capaz de dar solución a las necesidades de nuestros usuarios: además del correo electrónico, convocatorias de reuniones, agendas compartidas, carpetas públicas, etc...

Luego veremos los costes reales de cada solución. Y aquí vamos a comparar lo que necesitamos. Es verdad que GApps incluye chat y conferencia de audio video, o Google Docs. Pero no es lo que necesitamos ahora. Así que no lo puedo considerar una ventaja en la comparativa. O, al menos, no algo fundamental. Pero también es indiscutible que los casi 120 euros de una licencia CAL de Exchange equivalen a 3 años de GApps. Y me faltan los servidores, el exchange, el almacenamiento, el antispam, antivirus, etc...

Estas dos condiciones son las básicas en cualquier proyecto de sistemas (o de levantar un muro, supongo). Pero en una decisión de este tipo entran otros dos factores.

Las supuestas "tendencias". Lo siento, pero no me termino de creer estas cosas. No porque algunos gurús digan que todo va a la nube, debemos ir todos por ese camino (me recuerdan a las agencias de rating valorando empresas en las que participan o de las que cobran servicios). Lo que le vale a una multinacional farmaceútica con 100.000 empleados "worlwide" puede no ser lo mismo que para una empresa logística de 400 buzones.

Además, hay otro factor crítico: la opinión de la alta dirección sobre la ubicación de la información. Algo que en esto no es un factor baladí. Se me antoja parecido a los primeros financieros que recomendaban que el dinero en vez de estar en la caja o bajo el colchón, se dejara en un banco. La sensación de pérdida de control o de seguridad es inevitable. Poco rigurosa, pero inevitable.

Y, por último (last but not least, que dicen los americanos), la combinación de todo esto: la privacidad y la seguridad son muy importantes, sin duda. Pero cuando los ingresos menguan y los cobros se retrasan, ahorran unos miles de euros (unos cuantos, aparentemente), pueden vencer ayudar a vencer ese miedo. Las tendencias está bien conocerlas, pero ayuda más que una empresa de tu tamaño y sector haya hecho lo mismo hace poco (a lo de ser el primero no le veo las ventajas) y con un resultado positivo.

Aún no sé como acabará el proceso (aunque lo iré contando). Lo que si me parece una conclusión extrapolable es que la actual situación económica puede abrir la puerta a muchas tecnologías (cloud, opensource, etc.) que en los "días de vino y rosas" ni se consideraban.

Seguiremos informando...