Llevo tiempo posponiendo los post sobre los resultados reales de la migración de Exchange a GApps. La razón fundamental no era sólo la falta  de tiempo, sino que no tenía claro cómo iba a terminar el proceso. De hecho, aún no tengo certeza absoluta del éxito del mismo.

No pretendo hacer un manual de migración, ni mucho menos. Sólo contar nuestro proceso, por si sirve de ayuda a alguien. Y, sobre todo, explicar los puntos débiles que hemos visto en esta migración. Por parte de casi todos los implicados (y los no implicados). Desde Google a Telefónica e incluso RIM. Para no dejar un ladrillo enorme, hoy voy a comentar sólo el proceso y los problemas encontrados en él. Los defectos de funcionalidad o de utilización los detallaré más adelante.

La parte de contratación es sencilla, especialmente desde que en enero de este año, Google generó los contratos en español y bajo legislación española. Anteriormente estaban en inglés y sujetos a legislación irlandesa, lo que podía echar atrás a los más escrupulosos o cuidadosos. La alternativa era contratar con un revendedor o partner, pero no fue necesario.

De hecho, conviene aclarar que la migración de 400 cuentas de correo la hemos realizado totalmente de forma interna, sin soporte de partners externos y sólo con el "soporte" de Google (del que hablaremos en otro momento).

La puesta en marcha de un entorno de pruebas también es sencilla, y el soporte de la gente de Google en esa etapa también es bueno. En nuestro caso, básicamente consistió en crear un subdominio (algo así como usuario@tudominio.com.google.es), al que redirigir todo lo que llegaba al Exchange. La salida de los mensajes desde ese usuario si era directa.

Esta opción también fue la elegida para la migración. Una vez creados todos los usuarios en el nuevo entorno, se cambia los registros MX (y su peso) y el dominio gestionado por Google se convierte en el principal. No me quiero entretener mucho en estos detalles, sobre todo porque ahora parece que hay nuevas herramientas de migración.

Para subir los mensajes de cada usuario, utilizamos GSync, que sincroniza el Outlook de escritorio con la cuenta de GApps. De esta forma, la bandeja de entrada y resto de carpetas de cada usuario se incorporaba a la cuenta de Google.

La principal pega en este proceso viene con la incorporación de ficheros pst. Directamente, podemos decir que no funciona (y hay una nota de Google al respecto: http://code.google.com/p/google-email-uploader/issues/detail?id=40). Perder los remitentes o destinatarios es algo poco aceptable. Ojo con este tema si tenéis usuarios de los que guardan todo en este tipo de ficheros. Es mejor no tocarlos y seguir accediendo a ellos desde Outlook.

De esta parte hay poco que comentar. No es complicada, pero no conviene alargarla mucho. Nosotros tardamos varias semanas y eso genera problemas simples pero molestos como no tener la libreta de direcciones actualizada, no poder acceder a los calendarios de usuarios sin migrar, etc...

En todo caso, creo que se puede concluir que el proceso de migración del correo es sencillo.

Además, la mayor parte de nuestros primeros usuarios paso directamente al acceso web. Perfecto. Ni una pega tras minisesiones de formación de 90 minutos. Los calendarios y documentos compartidos casi desde el primer día son la prueba del éxito de estos usuarios "avanzados".

Hasta aquí, todo perfecto. La migración es fácil, y la herramienta de acceso recomendada (web) es impecable. Pero las características "avanzadas" que se utilizan en un sistema de correo electrónico son las que generan problemas, algunos de ellos no resueltos.

Estas características "problemáticas" son:

  • Uso de carpetas compartidas: la típica atencionalcliente@tudominio.es que Exchange gestiona como carpeta (no como usuario). Esto no está bien resuelto en GApps.
  • Jefe-Secretaria (suena machista, pero es como se suele llamar esta característica): el compartir calendarios, convocar agendas o el acceso a los contactos también es mejorable, cuando no inexistente.
  • El uso vía Outlook, medianta GSync, genera algunos problemas de tráfico. Especialmente combinado con las dos características anteriores.
  • Blackberry: el acceso directo desde muchos terminales es muy sencillo (iphone o Android, por ejemplo). Pero si tienes un servidor BES, prepárate a sufrir.

Para no alargar demasiado el post, el próximo día detallaré estas cuatro incidencias y como se pueden solucionar (más o menos).