Tras el último post, estaba claro que faltaba la parte positiva, "lo que si funciona". Realmente, no se trata de contar lo que funciona (qué es todo menos lo ya comentado), si no de resaltar los que, en mi opinión, son los aspectos positivos más importantes de la solución.

Personalización

Con un poco de organización, y gracias a un par de funciones de Labs y algunos filtros, el interfaz web se convierte en una herramienta de trabajo supereficiente. Y si eres un desastre y no organizas nada, la velocidad de la función de búsqueda cubrirá esa carencia de organización.

Yo utilizo la opción de "Multiples Inbox" para ver la carpeta de entrada, lo marcado como Pendiente y lo "Pendiente otros", junto con el etiquetado en color. Eso me permite tener una idea, en una sola pantalla y de un vistazo rápido, de mi trabajo atrasado, lo que tengo que hacer, etc…Una herramienta de organización perfecta. Que además, al llegar a casa vea lo mismo en mi MacBook o en el Acer es una comodidad espectacular.

Evolución

Cuando compras software en una caja, tienes el problema de la evolución de versiones. Incluso con un SA (Software assurance) las nuevas versiones suponen trabajos de instalación, etc. En el último mes GApps ha puesto en marcha dos o tres mejoras (etiquetas anidadas y mejoras en Docs, entre otras) que, el mismo día que Google publicaba en su blog, estaban disponibles para los usuarios. No se trata ahora valorar estas dos mejoras, sino de resaltar que el producto evoluciona y esa evolución es continua, no depende de actualizaciones periódicas.

Que eso se mantenga te asegura que lo que tengas dentro de tres años será lo que se utilice en ese momento, que probablemente sea muy diferente a a noción de correo electrónico que tenemos hoy.

Colaboración

El chat se empieza utilizando como un juego, pero luego sustituye a multitud de llamadas telefónicas o cruces de correos de una línea (seguro que en tu empresa también pasa). El compartir documentos y que sea "el mismo documento" es otra gran ayuda. Recuerdo siempre una historia de "mi otra vida", en la que una propuesta estaba siendo preparada desde Madrid y Barcelona, con un socio de Bilbao. Tener que abrir en dos ventanas dos versiones del ppt de más de 100 transparencias para ver qué detalles habíamos cambiado cada uno nos llevó más tiempo que preparar el contenido.

Y lo que hasta ahora es para mi lo más utilizado. Compartir calendarios. Tener, en un solo sitio, la información de cuando vamos a instalar una aplicación, cambiar un servidor, tener una visita de un proveedor y las vacaciones o días libres del equipo, mantenido por cada uno, ahorra una cantidad ingente de correos electrónicos, notas en papel y recordatorios que siempre se olvidan.

Usuarios autosuficientes

El filtrado antispam nos obligaba antes a un cierto mantenimiento para revisar que no había parado algo necesario y teníamos frecuentes llamadas de usuarios pidiendo comprobar que tal o cual dirección no estaba siendo parada. Que esa tarea recaiga ahora en el propio usuario nos ahorra algunas llamadas e intervenciones al día.

Lo mismo pasa con los filtros y reenvíos. Antes nadie utilizaba estas opciones (que existían y funcionaban en Exchange). No sé si porque ahora lo hemos explicado mejor o porque realmente es más sencillo, incluso los departamentos más "rudimentarios" han montado filtros para reenviar a determinadas personas los correos que vienen de personas o clientes clave, para redirigir a los gestores de cuentas lo que llega a operaciones y les incumbe, etc...

COROLARIO

Algunos de esos aspectos positivos los solventan también otras herramientas. Es cierto. Pero igual que algunos de los aspectos negativos que comenté se pueden solucionar de una u otra forma, estos aspectos positivos se convierten aquí en utilidades claras y sencillas para los usuarios, que las aprovechan desde el primer día.

Para mi la conclusión es clara, si tus usuarios tienen una cierta cultura tecnológica, la gestión que pueden hacer con esta herramienta es espectacular. En una consultora o en cualquier compañía relacionada con tecnología, internet, etc...sobre todo, si tienen usuarios repartidos por diferentes sedes, países o clientes, el partido que pueden sacar de esto es increíble y la comodidad de administración y gestión para el departamento TI, enorme.

Llevado a la caricatura, me cuesta imaginar a los socios de 60 años de un despacho clásico de abogados trabajando con GApps, pero tampoco me imagino a una compañía tecnológica multinacional trabajando con algo diferente a esto.