Con intención, he dejado pasar unas semanas antes de publicar unas conclusiones sobre el cambio del entorno Exchange-Outlook a Google Apps.

Era necesario dejar pasar un tiempo para estabilizar usuarios, plataforma... incluso hay que tener en cuenta que hemos cambiado de oficinas, usuarios, sistema operativo...

Como aviso previo, estamos hablando de la migración del sistema de correo. En ningún momento se planteó la sustitución de las herramientas ofimáticas (Hojas de cálculo, procesador de texto, presentaciones...).

La conclusión principal, funciona. Funciona muy bien.

La segunda, es barato. Aunque esto depende de contra qué compares. Si comparas los costes de una solución in-company, es muy barato. Si sumas servidores de correo, licencias de sistema operativo y sistema de correo, discos de almacenamiento de datos, sistema de archivado (si quieres almacenar mucho tiempo), antivirus, antispam,...la solución GApps es, seguro más barata.

Los usuarios, depende. Un porcentaje muy significativo ha abandonado Outlook y lo ha sustituido por el interface web. Ese porcentaje incluye a todos los que trabajan fuera de instalaciones físicas de la compañía (mediante módem 3G, en instalaciones de clientes, etc.), a la inmensa mayoría de mandos intermedios y directivos y a un porcentaje medio de usuarios de nivel administrativo pero con experiencia en manejar, por ejemplo, sus correos personales en web.

Sólo un pequeño porcentaje de usuarios mantiene el Outlook, aunque curiosamente son los que menos provecho le sacan, ya que no utilizan reuniones, tareas o recordatorios, las grandes ventajas de la herramienta en mi opinión.

La integración con Blackberry ya está resuelta y funcionando y ahora se está produciendo un incremento significativo de la utilización de las funcionalidades que podemos llamar avanzadas: reglas de desvío y copia de mensajes por su origen o contenido, calendarios compartidos, documentos compartidos, grupos, etc.

Sería poco realista no reconocer que ha habido momentos en que hemos pensado "¿Por qué no nos habremos quedado como estábamos?", cuando los usuarios se quejaban de la velocidad del nuevo sistema al sincronizar Outlook o descargar ficheros (venía dado por un problema con la configuración de la red de datos).

Mi conclusión es que ha merecido la pena el riesgo asumido (todo cambio implica riesgo), que el nuevo sistema es tan bueno como el anterior para los usuarios de Outlook y mucho mejor para los usuarios web y que, sin duda, cada vez más compañías migrarán a este modelo, bien sea con Google o con los propios servicios online de Microsoft. Me refiero al modelo, no a la herramienta, que es siempre algo más opinable.

Una versión más profesional de este post se puede ver en esta presentación, que utilicé en el evento de Cloud Computing de IIR, el pasado 19 de mayo.